¿Qué es un gestor documental? ¿ Le gustaría guardar, archivar, clasificar su documentación (bien proceda desde un escáner, correo electrónico, sitio web o programa de facturación) incluso presupuestos de sus comerciales y tener los documentos visibles cualquier momento,  desde cualquier sitio y sin necesidad de pérdidas de tiempo buscando los documentos? Entonces, siga leyendo.

GESTIÓN DOCUMENTAL INTELIGENTE

La gestión documental es la manipulación eficiente en un repositorio centralizado. El objetivo de la digitalización de documentos es reducir costes, espacio y obtener acceso inmediato a toda la información. De esta forma, se logra una plena optimización de los recursos disponibles pero, ¿quiere saber cuáles son algunos de los beneficios más destacados?

BENEFICIOS

• Ahorro: el gestor de archivos permite la reducción del espacio físico de almacenamiento y del tiempo empleado en las búsquedas y otras tareas.
• Seguridad: la información se encuentra más segura, convirtiendo las puertas en contraseñas, contra accesos no autorizados integración de la información, trazabilidad o copias de seguridad.
• Ecológico: Respetuoso con el medio ambiente y con el impacto a la naturaleza.
• Productividad: La utilización de un sistema de gestión documental agiliza los procesos, la productividad mejora al tener un acceso más eficiente y rápido a la información.
• Accesibilidad:  la gestión de documentos se llevará a cabo de una forma segura y rápida, dado que se tiene acceso a todos los documentos en formato digital, disponibles 24 horas los 365 días del año.

¿Quién necesita un sistema de gestión documental?

• Todas las empresas sin importar su tamaño o naturaleza generan información y por lo tanto son susceptibles de necesitar un administrador de archivos.
• Organización de archivos. El uso eficiente del espacio es importante.  Los archivos en papel pueden llegar a ocupar grandes espacios y representar altos costes, siendo la solución óptima para esta problemática, la digitalización de documentos.
• Mantener un control de acceso a los documentos y disponer de su trazabilidad es un hecho clave.
• Realizar búsquedasrápidas y flexibles dentro del documento digital permite ahorrar tiempo.
• Asegurar la información. La digitalización de documentos evita la pérdida de archivos importantes ante causas imprevistas (fuegos, aguas u otros desastres).

Características fundamentales que debe solucionar un gestor documental inteligente:

• Autoclasificación:del papel al AZ electrónico en un solo clic.
• Búsquedas: rápidas y precisas de la información.
• Interfaz intuitiva:de fácil manejo para cualquier usuario, dado que uno de los objetivos más importantes de la utilización de un gestor de archivos es la optimización de tiempos de búsqueda.
• Digitalización certificada:destrucción de documentos con solvencia legal.
• Work-flow:optimización de procesos y flujos de trabajo en cuanto a la búsqueda y organización de archivos.
• Gestión de mail:cada vez más imprescindible.
• Aplicación horizontal y terminada:garantía hacia el éxito.
• Formato abierto:cambiar de software no puede ser una barrera.

Nuestro Gestor documental DFserver a diferencia de los demás es un gestor de calidad que:

Nos permite acceder a toda nuestra documentación en cualquier momento desde cualquier lugar.

 –> Nos garantiza y concede la mayor seguridad y trazabilidad de nuestra información.

 –> Nos posibilita interactuar con otros aplicativos de terceros.

 –> Nos ahorra tiempo, espacio y dinero en nuestro día a día.

 –> Nos ayuda a optimizar procesos y tareas de nuestros empleados.

Cien por cien producto Español.