5 errores comunes al elegir una impresora para tu empresa

Comprar o alquilar una impresora para tu negocio no debería hacerse a la ligera. Tomar una mala decisión puede implicar costes ocultos, pérdida de tiempo y baja productividad. En este artículo, repasamos los errores más frecuentes que cometen las empresas al elegir una impresora… y cómo puedes evitarlos.

1. Elegir solo por el precio

Es tentador elegir la opción más barata, pero eso suele salir caro. Una impresora económica puede:

• Tener un coste por copia altísimo.

• Consumir más tinta o tóner de lo esperado.

• Estropearse con facilidad.

Lo ideal es calcular el TCO (Total Cost of Ownership), es decir, cuánto te costará realmente el equipo a lo largo del tiempo (incluyendo mantenimiento, recambios y consumibles).

2. Ignorar el volumen de impresión

Muchas empresas subestiman la cantidad de impresiones que necesitan. Comprar un equipo doméstico para una oficina activa suele ser un error. Resultado: la impresora se atasca, se desgasta antes de tiempo o no da abasto.

Consejo: calcula tu volumen mensual medio (ej. 2.000 páginas) y elige un equipo que lo soporte con holgura.

3. No prestar atención al servicio técnico

Cuando hay una avería, cada minuto cuenta. Un equipo sin soporte técnico rápido puede paralizar la operativa de tu negocio.

Si optas por renting, asegúrate de que incluya mantenimiento y sustitución rápida. Si compras, infórmate sobre la garantía y el servicio postventa del fabricante.

4. No tener en cuenta el uso real

Cada empresa necesita cosas distintas:

• Escaneo en red.
• Impresión a doble cara.
• Tóner de larga duración.
• Conectividad WiFi o por red.

Compra en función de tus procesos reales, no de lo que parece más avanzado.

5. Decidir sin comparar opciones

Muchas empresas compran la primera impresora que ven o la que usa la competencia. Error. No todas las soluciones sirven para todos.

Comparar modelos, marcas y condiciones (compra vs. renting) es clave. Una decisión bien informada puede ahorrarte cientos de euros al año.

Claves rápidas para elegir bien

• ¿Tu volumen de impresión es alto o bajo?
• ¿Necesitas color o solo blanco y negro?
• ¿Requieres conectividad especial (WiFi, nube, escaneo en red)?
• ¿Tienes soporte técnico interno o necesitas externalizarlo?

Cuantas más preguntas respondas con claridad, más fácil será acertar.

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